Menu działu
Zarządzenie Nr 7/2011 Szefa krajowego Biura Wyborczego z dnia 1 sierpnia 2011 r.
w sprawie udzielania zamówień publicznych przez Krajowe Biuro Wyborcze
ZARZĄDZENIE NR 7/2011
SZEFA KRAJOWEGO BIURA WYBORCZEGO
z dnia 1 sierpnia 2011r.
w sprawie udzielania zamówień publicznych przez Krajowe Biuro Wyborcze
Na podstawie § 6 ust. 1 statutu Krajowego Biura Wyborczego stanowiącego załącznik do uchwały Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 14 marca 2011 r. w sprawie nadania statutu Krajowemu Biuru Wyborczemu (M. P. Nr 23, poz. 253) oraz w związku z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 i z 2011 r. Nr 87, poz. 484) zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
§ 1.1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1) „zamówieniu” – należy przez to rozumieć zamówienie publiczne, tj. umowy odpłatne zawierane przez Krajowe Biuro Wyborcze, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, których wartość netto (bez podatku VAT) przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14.000 euro,
2) „ustawie” – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 i z 2011 r. Nr 87, poz. 484),
3) „jednostce organizacyjnej” – należy przez to rozumieć zespół i delegaturę Krajowego Biura Wyborczego,
4) „dyrektorze jednostki organizacyjnej” – należy przez to rozumieć dyrektora zespołu, dyrektora delegatury oraz osoby upoważnione przez Szefa Krajowego Biura Wyborczego do zastępowania lub pełnienia obowiązków dyrektora zespołu lub delegatury,
5) „planie” – należy przez to rozumieć roczny plan zamówień publicznych Krajowego Biura Wyborczego uwzględniający zamówienia, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14.000 euro,
6) „wartość zamówienia” – należy przez to rozumieć wartość szacunkową zamówienia ustaloną z należytą starannością (bez podatku VAT), w sposób określony w art. 32 – 35 ustawy, zaś w odniesieniu do umów najmu, dzierżawy, i innych usług powtarzalnych (jak np. serwis, itp.) rozliczanych w cyklu miesięcznym lub w innych okresach, należy rozumieć wartość świadczeń za cały okres, na jaki umowa została zawarta,
7) „Komisji Przetargowej” – należy przez to rozumieć odpowiednio stałą Komisję Przetargową powołaną przez Szefa Krajowego Biura Wyborczego i Komisję Przetargową powołaną przez dyrektora delegatury Krajowego Biura Wyborczego do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
2. Ilekroć zarządzenie odnosi się do wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, przeliczenia tej wartości na złote dokonuje się według określonego przez Prezesa Rady Ministrów, na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy, średniego kursu złotego w stosunku do euro.
§ 2.1. W Krajowym Biurze Wyborczym postępowanie o udzielenia zamówienia prowadzi:
1) Komisja Przetargowa – jeżeli wartość zamówienia wyrażona w złotych jest równa lub przekracza równowartość kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy,
2) jednostka organizacyjna z udziałem Komisji Przetargowej – jeżeli wartość zamówienia wyrażona w złotych przekracza równowartość kwoty 14.000 euro, a nie przekracza kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy,
3) jednostka organizacyjna, jeżeli wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro.
2. W zamówieniach, o których mowa w ust. 1 pkt 2, Komisja Przetargowa:
1) opiniuje propozycję wszczęcia postępowania i wyboru trybu udzielenia zamówienia,
2) dokonuje otwarcia ofert,
3) ocenia oferty niepodlegające odrzuceniu, wskazuje najkorzystniejszą ofertę bądź występuje o unieważnienie postępowania.
Pozostałe czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonuje jednostka organizacyjna.
3. Wystąpienia do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w sprawach wynikających z ustawy podpisuje Szef Krajowego Biura Wyborczego lub Zastępca Szefa Krajowego Biura Wyborczego.
4. Obsługę organizacyjno-biurową i administracyjną prowadzonych postępowań o zamówienie publiczne zapewnia Zespół Prezydialny, a w delegaturze Krajowego Biura Wyborczego pracownik wyznaczony przez dyrektora delegatury.
§ 3. W zamówieniach udzielanych przez delegaturę Krajowego Biura Wyborczego:
1) dyrektor delegatury zawiadamia Komisję Przetargową powołaną przez Szefa Krajowego Biura Wyborczego o zamiarze udzielenia zamówienia o wartości podanej w § 2 ust. 1 pkt 1 lub pkt 2 wraz z uzasadnieniem i propozycją trybu udzielenia zamówienia,
2) Komisja Przetargowa powołana przez Szefa Krajowego Biura Wyborczego w terminie 3 dni od otrzymania zawiadomienia, o którym mowa w pkt 1, może powiadomić dyrektora delegatury o przyjęciu prowadzenia postępowania w sprawie udzielenia zamówienia lub o przyjęciu wykonania czynności wymienionych w § 2 ust. 2,
3) jeżeli Komisja Przetargowa, o której mowa w pkt 2, powiadomi dyrektora jednostki organizacyjnej, iż nie przyjmuje prowadzenia postępowania w sprawie udzielenia zamówienia lub wykonania czynności wymienionych w § 2 ust. 2, albo nie powiadomi o zajętym stanowisku w terminie wskazanym w pkt 2, dyrektor delegatury powołuje Komisję Przetargową delegatury w składzie co najmniej trzech osób spośród pracowników delegatury, dla przeprowadzenia postępowania.
Rozdział 2
Planowanie zamówień
§ 4.1. Plan opracowuje Zespół Prezydialny w terminie do 31 stycznia każdego roku, na podstawie pisemnych propozycji zgłoszonych przez dyrektorów jednostek organizacyjnych.
2. Zgłoszenie propozycji do planu jest dokonywane w terminie do 30 listopada na rok następny, na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 1.
3. Plan podlega zatwierdzeniu przez Szefa Krajowego Biura Wyborczego, po parafowaniu przez dyrektora Zespołu Finansowego.
4. Do czasu zatwierdzenia planu realizowane są wyłącznie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie projektu budżetu Krajowego Biura Wyborczego, za zgodą Szefa Krajowego Biura Wyborczego.
5. Zadania nie ujęte w planie, zgłoszone do realizacji po jego zatwierdzeniu, mogą być realizowane jedynie po uzyskaniu zgody Szefa Krajowego Biura Wyborczego w przypadku posiadania środków finansowych na ich realizację.
6. Plan jest uzupełniany w trakcie roku budżetowego o zamówienia wynikające z zadań objętych zatwierdzonym preliminarzem wyborów lub referendów, po zwiększeniu budżetu Krajowego Biura Wyborczego o środki z rezerwy celowej. Zgłoszenia uzupełniające do planu dokonywane są niezwłocznie po zwiększeniu budżetu. Do uzupełnień planu stosuje się odpowiednio przepisy ust. 1 – 3.
§ 5.1. Dyrektor Zespołu Prezydialnego niezwłocznie, po zatwierdzeniu planu, zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej Krajowego Biura Wyborczego www.pkw.gov.pl, w miejscu wyodrębnionym dla zamówień, wstępne ogłoszenie informacyjne o planowanych w ciągu następnych 12 miesięcy zamówieniach, których wartość dla robót budowlanych przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 4.845.000 euro, a dla dostaw lub usług, których wartość zsumowana w ramach danej grupy lub kategorii, przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 125.000 euro.
2. W przypadku gdy zamówienie przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14.000 euro, a nie przekracza kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, dyrektor Zespołu Prezydialnego lub dyrektor delegatury, jeżeli postępowania nie prowadzi Komisja Przetargowa powołana przez Szefa Krajowego Biura Wyborczego, zamieszcza ogłoszenie o zamówieniu – drogą elektroniczną – korzystając z formularzy umieszczonych na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych.
Rozdział 3
Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia
§ 6.1. Wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia dokonuje dyrektor jednostki organizacyjnej po spełnieniu następujących warunków:
1) po uzyskaniu pozytywnej opinii Komisji Przetargowej w odniesieniu do zamówień, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1 i 2, w zakresie zasadności udzielenia zamówienia oraz proponowanego trybu udzielenia zamówienia,
2) po potwierdzeniu przez głównego księgowego posiadania środków w planie finansowym na realizację zamówienia.
Wzór dokumentu o wszczęcie postępowania w sprawie zamówienia stanowi załącznik nr 2.
2. Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia możliwe jest wówczas, gdy zamówienie ujęte jest w planie.
3. Dyrektor jednostki organizacyjnej, której zamówienie dotyczy współdziała z Komisją Przetargową prowadzącą postępowanie w szczególności przy opracowywaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia i udzielaniu wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji oraz przy rozpatrywaniu protestów.
4. Audytor wewnętrzny może być obserwatorem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a w szczególności może uczestniczyć w posiedzeniach Komisji Przetargowej.
Rozdział 4
Zamówienia o wartości nie przekraczającej równowartości kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy
§ 7. Postępowanie o udzielenie zamówienia o wartości nie przekraczającej równowartości kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, prowadzi dyrektor jednostki organizacyjnej, z zastrzeżeniem § 2 ust. 2. Czynności związane z postępowaniem w sprawie udzielenia takiego zamówienia nie wymagają zatwierdzenia przez Szefa Krajowego Biura Wyborczego.
§ 8. W razie rozbieżności pomiędzy opinią Komisji Przetargowej a stanowiskiem dyrektora jednostki organizacyjnej w sprawach, o których mowa w § 2 ust. 2, rozstrzygnięcia dokonuje Szef Krajowego Biura Wyborczego.
Rozdział 5
Zamówienia o wartości przekraczającej równowartość kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy
§ 9. W postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości przekraczającej równowartość kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, Szef Krajowego Biura Wyborczego zatwierdza przygotowane przez Komisję Przetargową:
1) propozycję wszczęcia postępowania wraz z wyborem trybu udzielenia zamówienia oraz projektem specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
2) zaproszenie do rokowań ze wskazanym podmiotem w trybie negocjacji z zachowaniem uczciwej konkurencji i w trybie zamówienia z wolnej ręki,
3) decyzję o wykluczeniu oferenta lub odrzuceniu oferty w przypadkach przewidzianych ustawą,
4) decyzję o unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia,
5) rozstrzygnięcia wniesionych protestów,
6) wybór najkorzystniejszej oferty.
§ 10.1. Szef Krajowego Biura Wyborczego może pisemnie upoważnić dyrektora jednostki organizacyjnej właściwego ze względu na przedmiot zamówienia do zatwierdzenia propozycji Komisji Przetargowej i podejmowania decyzji we wszystkich sprawach, o których mowa w § 9, lub do podejmowania decyzji w określonym zakresie. Upoważnienie to otrzymuje do wiadomości Komisja Przetargowa i dyrektor Zespołu Prezydialnego.
2. W razie rozbieżności pomiędzy opinią Komisji Przetargowej a stanowiskiem dyrektora, o którym mowa w ust. 1, rozstrzygnięcia dokonuje Szef Krajowego Biura Wyborczego.
Rozdział 6
Zakupy środków trwałych
§ 11.1. O planowanych zakupach środków trwałych oraz przedmiotów wyposażenia podlegających ewidencji inwentarzowej, w tym urządzeń i części do zestawów komputerowych, przekraczających równowartość kwoty 300 euro, a nie przekraczających równowartości kwoty 14.000 euro, dyrektor jednostki organizacyjnej zawiadamia Zespół Prezydialny, na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 3.
2. Dyrektor Zespołu Prezydialnego analizuje celowość dokonania zakupów, o których mowa w ust. 1, i przedkłada informację w tym zakresie wraz z wnioskami SZefowi Krajowego Biura Wyborczego.
Dokonanie zakupu następuje po akceptacji Szefa Krajowego Biura Wyborczego.
3. Szef Krajowego Biura Wyborczego może upoważnić dyrektora Zespołu Prezydialnego do akceptowania wniosków w sprawie zakupów, o których mowa w ust. 1.
Rozdział 7
Umowy w sprawach zamówień
§ 12.1. Projekt umowy przygotowuje jednostka organizacyjna, której zamówienie dotyczy, a dyrektor tej jednostki parafuje projekt pod względem merytorycznym.
2. Projekt umowy przed podpisaniem przez strony jednostka organizacyjna, której zamówienie dotyczy przekazuje wraz z wnioskiem o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia albo zaproszeniem do składania ofert, protokołem postępowania oraz wybraną ofertą do Zespołu Finansowego, a gdy postępowanie dotyczy delegatury – do głównego księgowego delegatury, w celu akceptacji pod względem finansowym (potwierdzenie posiadania środków finansowych przeznaczonych na zapłatę zobowiązania wynikającego z umowy, przewidzianych na określone w planie zadanie).
3. Po akceptacji pod względem finansowym jednostka organizacyjna przekazuje projekt umowy wraz z dokumentami, wymienionymi w ust. 2, do Zespołu Prawnego i Organizacji Wyborów w celu akceptacji pod względem formalno-prawnym. Delegatury mogą, zamiast omawianej akceptacji, zlecić zaopiniowanie umowy pod względem formalno-prawnym adwokatowi lub radcy prawnemu, w ramach posiadanych na ten cel środków budżetowych.
4. Typowe umowy, sporządzane według standardowych wzorów umów, o wartości nie przekraczającej równowartości kwoty 14.000 euro, zawierane przez delegatury mogą być akceptowane pod względem formalno-prawnym przez dyrektora lub pracownika delegatury posiadającego wyższe wykształcenie prawnicze.
5. Obowiązek akceptowania pod względem formalno-prawnym nie dotyczy umów, których wzory ustalił Szef Krajowego Biura Wyborczego.
6. Parafy potwierdzające akceptację umowy składane są przez uprawnione osoby na każdej stronie jednego egzemplarza umowy.
§ 13. Umowy po dopełnieniu procedury, o której mowa w § 12, podpisują:
1) dyrektorzy jednostek organizacyjnych, których zamówienie dotyczy, jeżeli jego wartość nie przekracza równowartości kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy,
2) Szef Krajowego Biura Wyborczego lub upoważniony przez niego dyrektor jednostki organizacyjnej, jeżeli wartość zamówienia przekracza równowartość kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.
§ 14. Umowa kupna materiałów i urządzeń zaopatrzeniowych o wartości nie przekraczającej równowartości kwoty 14.000 euro może być zawarta przez potwierdzenie przyjęcia oferty dostawcy lub złożenie pisemnego zamówienia pod warunkiem, że w dokumentach tych w sposób jednoznaczny określono przedmiot umowy, wysokość zapłaty, termin i formę płatności oraz termin dostawy. Przyjęcie oferty może nastąpić w formie pisemnej lub przez odebranie towaru i zapłacenie faktury po potwierdzeniu na niej otrzymania towaru.
§ 15.1. Każdej umowie o zamówienie jednostka organizacyjna nadaje numer i wpisuje do rejestru zamówień.
2. Zespół Prezydialny oraz delegatury Krajowego Biura Wyborczego prowadzą rejestry zamówień, których wzór określa załącznik nr 4, podzielone na trzy części:
1) część I obejmuje dostawę towarów i usług o wartości przekraczającej równowartość kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy,
2) część II obejmuje dostawę towarów i usług o wartości przekraczającej równowartość kwoty 14.000 euro, a nie przekraczającej równowartości kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy,
3) część III obejmuje dostawę towarów, o których mowa w § 11 ust. 1.
3. Na formularzach dla każdej części rejestru prowadzony jest wykaz zawartych umów na dostawę towarów i usług. Każdy wpis w wykazie podpisywany jest przez dyrektora właściwej jednostki organizacyjnej.
4. Dla każdej części rejestru prowadzony jest oddzielny zbiór dokumentów dotyczący poszczególnych zamówień.
5. Zbiór dokumentów dla części I i II rejestru obejmuje dokumentację wymaganą dla określonych trybów zamówień publicznych oraz umowę z wykonawcą lub dostawcą.
6. Zbiór dokumentów dla części III rejestru powinien obejmować co najmniej kopię zawiadomienia oraz akceptację wniosku, o których mowa w § 11 ust. 1 i 2, a także pisemne uzasadnienie wyboru dostawcy podpisane przez dyrektora jednostki organizacyjnej oraz kserokopię dowodu zakupu.
§ 16.1. Umowy sporządza się w liczbie niezbędnej dla stron z zastrzeżeniem, że Krajowe Biuro Wyborcze otrzymuje 2 egzemplarze.
2. Jeden egzemplarz umowy otrzymują odpowiednio Zespół Finansowy lub główny księgowy delegatury, drugi egzemplarz włączany jest do zbioru dokumentów w rejestrze.
§ 17.1. Nadzór nad wykonaniem umowy sprawuje dyrektor jednostki organizacyjnej, której zamówienie dotyczy.
2. O niewykonaniu lub nienależytym wykonaniu umowy dyrektor jednostki organizacyjnej, o którym mowa w ust. 1, zawiadamia dyrektora Zespołu Prezydialnego, który we współdziałaniu z Zespołem Finansowym i Zespołem Prawnym i Organizacji Wyborów podejmuje stosowne czynności w celu wyegzekwowania należności.
3. Szef Krajowego Biura Wyborczego może zlecić dyrektorowi delegatury wykonanie czynności, o których mowa w ust. 2.
4. Dyrektor Zespołu Prezydialnego analizuje realizację umów wpisanych do rejestru zamówień, ze szczególnym uwzględnieniem umów o świadczenia powtarzalne (np. korzystanie z oprogramowania informatycznego, dzierżawy, serwisu, itp.) sygnalizując właściwym dyrektorom zespołów, z odpowiednim wyprzedzeniem konieczność podjęcia czynności w celu zapewnienia ciągłości świadczonych usług.
5. Przepis ust. 4 stosuje się odpowiednio do dyrektorów delegatur.
§ 18. Dyrektor Zespołu Prezydialnego w porozumieniu z dyrektorem Zespołu Finansowego i przewodniczącym Komisji Przetargowej przedkłada Szefowi Krajowego Biura Wyborczego kwartalne informacje o realizacji umów w sprawach zamówień obejmujące zagadnienia, o których mowa w § 11 i § 17 ust. 2 i 4.
Rozdział 8
Postanowienia końcowe
§ 19.1. Traci moc zarządzenie nr 3 z dnia 15 kwietnia 2005 r. w sprawie udzielania zamówień publicznych przez Krajowe Biuro Wyborcze.
2. Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wszczęte przed wejściem w życie niniejszego zarządzenia prowadzone są w sposób określony zarządzeniem wskazanym w ust. 1.
§ 20. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Kazimierz Wojciech Czaplicki
Załączniki